Die Hinweisgeber-Lösung von formcycle

Das Thema Hinweisgebersystem in Verbindung mit Compliance wird immer wichtiger. Aus diesem Grund haben wir uns dem Thema angenommen und beantworten unter anderem die Fragen, wie ein Hinweisgebersystem funktioniert, welche gesetzlichen Richtlinien bestehen und warum FORMCYCLE das optimale Werkzeug für die Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie ist. An dieser Stelle möchten wir noch darauf hinweisen, dass der Beitrag auf eigenen Recherchen beruht und keine juristische Beratung darstellt. Wir möchten ausschließlich einen kurzen Überblick zum Thema geben.

Compliance – die Philosophie des „Whistleblowing“

Für ein Unternehmen, das sich positiv von der Konkurrenz abheben und zudem Pluspunkte beim Kunden sammeln will, ist ein Compliance Management unentbehrlich. Darunter ist zu verstehen, dass das Unternehmen eine Compliance-Abteilung oder Mitarbeiter unterhält, die sich um die Erfüllung genau definierter Anforderungen kümmert. Dazu zählen die Einhaltung von Gesetz und Recht durch das Unternehmen und dessen Mitarbeiter, sowie Begriffe wie Redlichkeit, Integrität und Ethik im Geschäftsgebaren. Für so ein wertebasiertes System verlangt es nach effizienten Lösungen für die Durchsetzung und Kontrolle der Compliance Richtlinien. Hierfür empfiehlt sich die Implementierung einer internen flexiblen Lösung, zum Beispiel auf Basis von FORMCYCLE.

Der Whistleblower – Hinweisgeber im Dienst der guten Sache

Vermutlich ist der Begriff Whistleblower für manche deshalb negativ besetzt, da er mit dem nach außen Tragen von „militärischen Geheimnissen“ in Verbindung gebracht wird. Dabei geht es bei einem Hinweisgeber, der in Unternehmen oder öffentlichen Einrichtungen tätig ist, ganz einfach darum, auf Missstände hinzuweisen. Das kann für die jeweilige Institution eine große Chance sein, nicht nur das Betriebsklima, sondern auch den betrieblichen Erfolg betreffend. Im Besonderen in größeren Unternehmen mit hierarchischen Strukturen weiß oftmals der direkte Sachbearbeiter, woran es genau hakt. Doch aus Angst vor negativen Auswirkungen, herrscht Stillschweigen. Hier muss ein internes Meldesystem die nötige Anonymität garantieren. Das sehen auch die Behörden so.

Gibt es ein Hinweisgebersystem Gesetz?

Im Oktober 2019 verabschiedet die EU eine Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (EU-Direktive 2019/1937). Die Hinweisgebersystem Pflicht gilt für alle Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden, ebenfalls für Behörden und öffentliche Einrichtungen sowie für Kommunen ab 10.000 Einwohnern. Die EU-Mitgliedsstaaten sehen sich darin verpflichtet, innerhalb von zwei Jahren gesetzliche Regelungen zu schaffen, die Hinweisgeber:innen vor Repressalien schützen. Wie auch andere Mitgliedsstaaten setzt Deutschland die Hinweisgebersystem Pflicht bzw. die Richtlinie nicht wie gefordert bis zum 17. Dezember 2021 um. Im Januar 2022 leitet daraufhin die EU-Kommission ein Vertragsverletzungsverfahren ein.

Dadurch steigt der Druck auf die deutsche Regierung und den Bundesminister Dr. Marco Buschmann (FDP). Dieser gibt Anfang April 2022 den neuen Gesetzesentwurf für das deutsche Hinweisgebersystem Gesetz zur Abstimmung an die Ministerien. Bis zum 11. Mai 2022 hat die Fachöffentlichkeit Zeit, Stellung zu diesem Referentenentwurf zu beziehen. Eine Stellungnahme kommt von der Antikorruptionsorganisation Transparency Deutschland, die scharfe Kritik an dem Referentenentwurf für das Hinweisgebersystem Gesetz übt. Die wesentlichen Punkte

• Der sachliche Anwendungsbereich des Referentenentwurfs ist deutlich zu eng gefasst. Das Gesetz sollte sämtliche Rechtsverstöße sowie sonstiges Fehlverhalten, dessen Meldung bzw. Offenlegung im öffentlichen Interesse liegt, erfassen. Verschlusssachen und Informationen aus dem Bereich der nationalen Sicherheit sollten nicht pauschal ausgenommen werden.
• Das Gesetz muss im Besonderen anonyme Meldungen schützen und eine Pflicht zur Nachverfolgung anonymer Hinweise vorsehen. Empirische Studien mit Hinweisgebersystem Software belegen, dass es durch die Anonymität nicht zu vermehrten Falschmeldungen kommt.
• Bei Großkonzernen darf die Meldestelle nicht lediglich auf Ebene der Muttergesellschaft eingerichtet werden.
• Unterstützungsmaßnahmen für Whistleblower fehlen bislang, obwohl im Koalitionsvertrag angesprochen.
• Auch bei externen Meldungen an die Staatsanwaltschaften sollten Hinweisgeber und Hinweisgeberinnen geschützt werden.

Aktuell befindet sich der Gesetzentwurf in der Überarbeitung. Aus dem Anforderungskatalog lässt sich aber durchaus ableiten, über welche Kriterien eine effiziente Hinweisgebersystem Software verfügen muss.

Warum sollte man ein digitales Hinweisgebersystem einführen?

Bei näherer Betrachtung ergeben sich für das Unternehmen oder die öffentliche Einrichtung durch ein internes Meldesystem zahlreiche Vorteile.

Funktionsweise und Anforderungen des digitalen Hinweisgebersystems

Ablauf mit einer Hinweisgebersystem Software in 5 Schritten:

1. Vorfall: Der Hinweisgeber erhält Kenntnis über den Regelverstoß
Der Verstoß gegen rechtliche Vorschriften oder die internen Compliance Richtlinien wird durch eine mitarbeitende Person beobachtet. Die Person sollte nicht davor zurückschrecken den Vorfall zu melden, auch wenn Sie sich unsicher ist.

2. Meldung: Der Whistleblower nutzt die Hinweisgebersystem Software
Mit jedem internetfähigen Gerät, kann der Whistleblower oder auch Hinweisgeber anonyme und vertrauliche Meldungen mittels FORMCYCLE abgeben. Dabei kann jeder frei entscheiden, ob er/sie persönliche Daten hinterlassen möchte oder nicht.
Bilder, Dokumente, Zeichnungen und weitere relevante Informationen, können direkt in der digitalen internen Hinweisgeber-Lösung von FORMCYCLE hochgeladen werden. Der Hinweisgeber erhält eine Bestätigung über die erfolgreiche Einreichung der Meldung und eine Vorgangsnummer. Damit halten Sie die Frist ein, welche besagt, dass der Hinweisgeber innerhalb von 7 Tagen eine Bestätigung erhalten muss, dass der Hinweis eingegangen ist.

3. Untersuchung: Prüfung der Meldung und Kommunikation
Die Meldung landet automatisch ausschließlich bei dem zuständigen Mitarbeiter oder der Ombudsperson. Zur Kommunikation kann der Unternehmensverantwortliche über die Vorgangsnummer in einen anonymen Dialog mit dem Whistleblower treten und Fragen zur Meldung stellen. Anschließend erfolgt die Erstprüfung durch den Hinweisempfänger, welcher die Geschäftsführung und falls nötig auch die juristische Abteilung informiert und eine interne Untersuchung anstößt.

4. Entscheidung: Konsequenz aus der Meldung ziehen
Nach Bearbeitung der Meldung wird eine Entscheidung über eventuelle Konsequenzen gezogen. Hierbei muss entschieden werden, ob die Klärung des Ereignisses entweder intern erfolgt oder ob juristische Maßnahmen notwendig sind.

5. Rückmeldung: Der Hinweisgeber erhält eine Information zur Entscheidung
Die EU-Whistleblowing-Richtlinie gibt vor, dass nach spätestens drei Monaten der Hinweisgeber über ergriffene Folgemaßnahmen informiert werden muss.