Jetzt mühelos selbst digitalisieren

Am 06.04.2022 fand für alle staatlichen und kommunalen Behörden des Freistaates Sachsen, speziell für die Ansprechpartner von Organisations- und Digitalisierungsprozessen eine hybride Veranstaltung zum Thema "Digitalisierung in der Verwaltung" statt. Die Kommunen konnten vor Ort im Deutschen Hygiene-Museum Dresden oder online teilnehmen. Die Eröffnungsrede hielt Thomas Popp, Staatssekretär für Digitale Verwaltung und Verwaltungsmodernisierung der Sächsischen Staatskanzlei.

Ziel der Veranstaltung

Die Digitalisierung ist schon längst nicht mehr nur Thema der IT. Es geht uns alle an. Ziel der Veranstaltung war es, zu zeigen, wie man mit ein paar einfachen Schritten die Zettelwirtschaft abschaffen kann. Dazu wurde die einfache Nutzung der vorhandenen Basiskomponenten Beteiligungsportal und Formularservice Sachsen vorgestellt.

188

Teilnehmer

8

Referenten

5

Themen

Gehen Sie bei der Digitalisierung der Verwaltung mutig voran. Handeln Sie pragmatisch und nutzen Sie die vorhandenen Basiskomponenten.

Thomas Popp, Staatssekretär für Digitale Verwaltung und Verwaltungsmodernisierung, Sächsische Staatskanzlei

Basiskomponenten Sachsen:
Beteiligungsportal. Formularservice.

In gemeinsamer Zusammenarbeit mit der Sächsischen Staatskanzlei, dem Sächsischen Städte- & Gemeindetag und uns wurden den Teilnehmern zwei der wichtigsten Werkzeuge für die Digitalisierung der Verwaltung in Sachsen vorgestellt.

Digital-Lotsen Projekt

Digital-Lotsen befähigen Mitarbeiter*in aus der Verwaltung, so dass diese die Digitalisierung vor denkt. Dieser Digital-Navigator soll die Umsetzung der Digitalen Agenda sicherstellen. Hierzu erfolgen Aufbaukurse & wöchentliche Onlinesprechstunden.

Beteiligungsportal

Das Beteiligungsportal soll Behörden umfassend bei verschiedenen Formen der Öffentlichkeitsbeteiligung unterstützen. Das System ist eine E-Government Basiskomponente. Sie steht allen staatlichen und kommunalen Behörden zur kostenfreien Nutzung zur Verfügung. Die Anwendung ist mandantenfähig.

Formularservice Sachsen

FORMCYCLE als Teil des Formularservice hilft Behörden dabei, Ihre Anträge mit wenigen Klicks in Online-Formulare umzuwandeln. Hierzu wird der Formular-Designer genutzt, mit welchem man sofort starten kann und dies ohne Programmierkenntnis oder einer Software. Als Teil der E-Government Basiskomponente ist die Nutzung für staatliche und kommunale Behörden in Sachsen kostenfrei.

FORMCYCLE als Teil der Basiskomponente "Formularservice Sachsen"

In der Veranstaltung wurde FORMCYCLE als Formular- & Prozessmanagement-Software und Teil der Basiskomponente „Formularservice Sachsen“ vorgestellt. Thomas Löwe (Leiter Produktentwicklung) hat für die Teilnehmer vor Ort und online, erste Funktionalitäten live vorgestellt. Mittels des Formulardesigners wurde demonstriert, dass es möglich ist mit nur ein paar wenigen Klicks direkt ein online Formular zusammen zu stellen. Im Formulardesigner hat er folgende Funktionalitäten vorgestellt:

Validierung von Daten (z.b. Überprüfung IBAN, Datum etc.)
Durchführung von Berechnungen (z.b. automatisches errechnen von Quadratmetern)
Auswahlfelder mittels hoch geladener Listen (z.b. Auswahl Hunderassen)
Überprüfung von Altersschranken (älter, jünger als)
Rückgabe der Anzahl der Tage eines übergebenen Monats (z.B. Februar 2019)
Export der gewonnen Daten mittels Excel, Word etc.
Dateiuploads
Erstellung eines Genehmigungsworkflows

Sie möchten FORMCYCLE als Teil der Basiskomponente testen?

Kein Problem! Wenn Sie zu einer sächsischen kommunalen und staatlichen Verwaltung gehören, dann können Sie hier Ihren kostenfreien Zugang zur Basiskomponente "Formularservice Sachsen" beantragen.

Zugang beantragen

Anwendungsbeispiel vom Sächsischen Städte- & Gemeindetag

"Abfrage Auslastung der Notbetreuung"

Ausgangslage war die Schließung der Kitas Mitte März 2020 und die sehr kurzfristige Regelung für die Notbetreuung. Um ein regelmäßiges Lagebild zu erhalten und die zu starke Inanspruchnahme aus Infektionsschutzgründen zu vermeiden, wurde erst mit einem Excel-Formular über Jugendämter gearbeitet. Bei mehr als 3.000 Kitas in Sachsen war dies jedoch nicht praktikabel. Die Zusammenfassung war zu aufwändig und die Auswertung dauert zu lange. Aus diesem Grund musste eine digitale Lösung gefunden werden.

Formularerstellung mit FORMCYCLE dauerte 1,5 Stunden
digitales Formular deutlich schneller, dadurch Rücklaufquoten von 85%
Einleitungstext mit Informationen war einfach formatierbar
für Nutzer leicht ausfüllbar
Autofill beschleunigt Meldung
Bestätigung per E-Mail für Nutzer wichtig
Auswertung mit Excel einfach und schnell

Anwendungsbeispiel vom Sächsischen Städte- & Gemeindetag

Umfrage zur (steuerlichen) Behandlung von öffentlich-rechtlichen Vereinbarungen zur Abwasserübernahme unter § 2b UStG

Ausgangslage ist die Änderung der umsatzsteuerlichen Unternehmereigenschaft bei juristischen Personen des öffentlichen Rechts spätestens ab 01.01.2023.
Hierzu wurden die Inhalte abgestimmt, welche abgefragt werden sollten. Dann erfolgte die Umsetzung mit FORMCYCLE und anschließend die Auswertung der Rückmeldungen.
Anhand der gesammelten Daten wurden die Erkenntnisse aufbereitet und eine Abstimmung mit dem SMF war möglich.

Formularerstellung mit FORMCYCLE schnell & unkompliziert möglich
Voreinstellung von Eingabeformaten war möglich
mittels Gültigkeitsprüfungen konnten Fehler vermieden werden
Workflow konnte einfach abgebildet werden

"Jetzt mühelos selbst digitalisieren" im Deutschen Hygiene-Museum Dresden

Einblicke vor Ort

Auf den Bildern sind die Referenten, der Eingang zum Veranstaltungsort, der Austausch vor Ort und Herr Neumann mit der live erstellten Umfrage zu sehen.

Referenten der Veranstaltung
Eingang inkl. Agenda
Austausch mit den Referenten im Foyer
Referent Jörg Neumann (SSG)

Die Veranstaltung heute war der absolute Knaller … Die Kollegen und ich waren Feuer und Flamme wg. Formcycle … Vielen lieben Dank…von jemandem, der heute zum ersten Mal seit langer, langer Zeit wieder Bock auf Verwaltungsdigitalisierung hat!

Teilnehmer Feedback

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